ビジネスで封筒を使う際のマナー

企業名やロゴなどの入った企業用封筒はビジネスのさまざまな場面で活用します。

企業の製品を知ってもらうための展示会を催すことがあるのであれば、自社の製品情報やカタログなどを封筒に入れて配布することになります。取引相手に送付する請求書や見積書、契約書などもビジネス用の封筒に入れて送付することになるでしょう。

さまざまな場面で利用する封筒ですが、意外とそのルールを知らないという人もいるかもしれません。
新人研修などで習ったものの、その後ずっと封筒を送付することがなかったため、すっかりそのルールを忘れてしまっている人もいるでしょう。

基本的なマナーを知らずに発送してしまっては、「非常識な会社」「信頼できない会社」などの悪いイメージを持たれてしまう可能性もあります。

ここでは、社会人なら知っていて当たり前な、封筒の宛名の書き方や同封する便箋の折り方を説明していきます。

ビジネス封筒を活用する際のマナー

ビジネスにおいて、請求書や納品書の発送は最も多く行う事務作業です。図面やデザイン画を渡す際も、企業用封筒は活用されます。電子メールが少しずつ普及していき、ペーパーレスが進んでいるとは言うものの、いまだ多くの場面で紙媒体での情報交換が行われています。
そうした書類を送付するのに封筒は欠かせないアイテムなのです。

封筒で書類を送付するときには先方の住所・宛名を記入しなければなりません。宛名を記載する際には当然敬称を付けなければなりません。

・住所・宛名

・住所の書き方
住所のビル名や階数を省略してはいけません。読みやすい文字の大きさではっきりと書くように心がけましょう。誤送を避けるだけでなく、きれいではっきりと書かれている文字であれば、届いたときに相手に好印象を与えることができます。

氏名を書く際には、相手の氏名を最も大きくし、企業名→部署名→役職の順に可能な限り細かく書く書くようにしましょう。

・敬称
名前だけで送る場合は、氏名の後に「様」付けをし、企業名のみで送る場合は、「御中」を付けましょう。一番やってはいけないのは「御中」も「様」を付けることです。

・その他
役職、氏名が不明の場合は会社名や部署名と「ご担当者様」と必ず記載します。
差出人の住所や氏名は基本は裏面に記載し、封筒の中身について書いておきましょう。

こんなことをするとマナー違反

ビジネスで郵送する際、知らぬ間にマナー違反をしてしまっていることもあります。そうしたマナー違反は相手方に不快感を与えてしまうこともあります。失礼なメールを送って取り返しが付かないことになってしまうこともありえます。

例えば、相手方の企業名が長いからといって株式会社や有限会社を省略して（株）や（有）と記載する人が結構いるのですが、マナー違反ですので気を付けましょう。
他にも住所や番地などを省略しハイフンをいれて数字で略してしまうのもマナー違反です。

こうした記述というのはプライベートではそこまで問題になることはないでしょう。しかし、ビジネスの場面では「面倒だな」と感じても会社名は略さず、住所も番地も漢数字できちんと記載しましょう。

また送付した日が分かるように日付を裏面に記載することも大切です。ついて封書を出した日付を裏面の封の継ぎ目に小さく書いておきましょう。

封筒の入れ方マナー

・縦封筒
ビジネスで最も使われるのが縦封筒です。折り曲げ禁止の書類以外は一般的に縦型の封筒に入れて送付します。
大抵の場合、送付する書類は縦型封筒に入りません。封入する前に、その書類を折りたたむことになります。

便箋・書類は「３つ折り」が基本です。下の１／３を上に折り、さらに上１／３を下に向けて折れば３つ折りにすることができます。
３つ折りにした場合、折った書類の上端が、右に来るように封筒に入れます。ポイントは封筒の裏側を上にした状態で入れることです。

・横封筒
写真や結婚招待状などのカードを送る際に多用されます。横のタイプも、３つ折りの仕方は縦封筒のときと同様です。
まず、手紙の始まりの部分が、右上に来るようにしましょう。縦封筒と異なるのは、書き出しの部分が表から見たとき下に来るように入れましょう。